Empresa Online

​O regime jurídico da ‘Empresa Online’ (aprovado pelo Decreto-Lei nº125/2006, de 29 de Junho) permite a constituição por via eletrónica de sociedades comerciais e civis sob a forma comercial. Os formatos jurídicos abrangidos por este regime são a sociedade unipessoal por quotas, a sociedade por quotas e a sociedade anónima; excetuam-se, no entanto, as sociedades cujo capital seja realizado com recurso a entradas em espécie em que, para a transmissão dos bens com que os sócios entram para a sociedade, seja exigida forma mais solene do que a forma escrita, bem como as sociedades anónimas europeias.

O acesso ao serviço de criação da ‘Empresa Online’ faz-se através do Portal da Empresa e obriga à utilização de um computador com ligação à Internet e o recurso à certificação digital. O Cartão de Cidadão vem permitir o acesso a este serviço através dos certificados digitais incorporados no respetivo chip. Para este efeito, o Apresentante deve proceder à sua autenticação no Portal da Empresa recorrendo ao seu Certificado Digital; nas situações em que o Apresentante se autentica pela primeira vez visualiza a informação disponibilizada pelo Certificado Digital (nome, e-mail, morada e NIF), sendo possível atualizar a informação de contacto (morada ou endereço eletrónico).

1º Passo: Reserva do Nome da Empresa

Existem duas opções para atribuir o Nome à Sociedade Comercial:

  • seleção e reserva do nome da sociedade a partir da Lista de Nomes Fantasia disponível no serviço de criação da ‘Empresa Online’ – esta Lista consiste numa seleção de nomes propostos pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), aos quais estão associados um Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) e um número de Segurança Social, gerado no momento da constituição da sociedade; o nome da sociedade comercial fica reservado até à seleção do modo de pagamento por um período máximo de 24 horas;
  • utilização de Certificado de Admissibilidade válido emitido pelo RNPC, inserindo para tal o Número de Identificação de Pessoa Coletiva; este Certificado tem validade de 3 meses a contar da data da emissão ou da revalidação mais recente, sendo a sua inutilização da responsabilidade do Apresentante.

2º Passo: Informação da Empresa

Neste passo o Apresentante opta pelo tipo de pacto social que melhor se adequa à empresa, podendo optar entre um modelo pré-aprovado ou um modelo elaborado pelo interessado e a informação relativa à empresa a constituir, incluindo os seus participantes; em determinados casos, será ainda necessário apresentar a autorização administrativa devida para ser possível dar continuidade à constituição da sociedade.

Relativamente ao aditamento legal, este é automaticamente assumido pela aplicação no momento em que o Apresentante define a natureza jurídica pretendida.

De acordo com os modelos de pacto social disponíveis para a constituição das sociedades, terão de ser identificados e inseridos, para além dos sócios e respetivos cônjuges, um Fiscal Efetivo, um Fiscal Suplente e um Administrador, no caso de ser sociedade anónima, ou, no caso das sociedades por quotas ou unipessoais por quotas, pelo menos um Gerente.

O Apresentante possui três opções ao nível da seleção do Técnico Oficial de Contas (TOC):

  • indicar um TOC introduzindo diretamente os dados do mesmo;
  • selecionar um TOC da respetiva bolsa, disponibilizada pela Câmara dos TOC (CTOC);
  • não indicar nenhum TOC e optar por se dirigir à Administração Fiscal no prazo máximo de 15 dias para apresentar a declaração de início de atividade

3º Passo: Adesão ao Centro de Arbitragem

Depois de ter inserido a informação da empresa, o Apresentante deverá indicar se pretende aderir a um Centro de Arbitragem. A adesão só é possível se para o CAE da empresa e concelho onde se localiza a respetiva sede existir um Centro de Arbitragem.

O processo de adesão é simples, voluntário e não implica qualquer custo, bastando subscrever um formulário específico (‘Adesão Plena e Imediata’) no momento da constituição da empresa online. Ao aderir a um Centro de Arbitragem, a empresa aceita a sua intervenção em eventuais conflitos que possam surgir e que se insiram no âmbito das respetivas competências.

4º Passo: Validação do Pacto Social

Após a introdução da informação relativa à Empresa e Participantes, o Apresentante procede à validação do Pacto Social, sendo este disponibilizado ao(s) sócio(s).

No caso de pactos pré-elaborados, a aplicação permite a visualização do documento para que os sócios possam indicar erros ou inconformidades resultantes da inserção de dados e notificar o Apresentante para os corrigir. Esta operação é totalmente efetuada num fórum privado, cujo acesso está condicionado aos sócios que tenham fornecido o seu endereço de e-mail por altura da identificação dos participantes (vd. 2º Passo).

No caso do pacto social ser elaborado pelo interessado, o Apresentante deve efetuar o upload do pacto social finalizado de forma a disponibilizar o mesmo aos sócios no fórum privado.

Posteriormente, mediante a receção de uma notificação por parte dos sócios, o Apresentante pode proceder às alterações necessárias acedendo ao processo por meio do Dossier Eletrónico da Empresa. Concluído o Pacto Social, o NISS da sociedade a constituir é gerado automaticamente pela aplicação.

5º Passo: Assinatura e Envio de Documentos

Depois de validada a informação contida no Pacto Social, o Apresentante deve proceder à impressão e subsequente assinatura dos seguintes documentos:

  • Pacto Social: assinatura de todos os sócios;
  • Formulário de adesão ao Centro de Arbitragem: assinatura do representante legal;
  • Formulário para reconhecimento de assinaturas: assinatura do representante legal.

Depois do Apresentante proceder à digitalização dos documentos de suporte ao processo de constituição da empresa deve efetuar o upload dos mesmos.

O envio dos documentos de confirmação do pedido de registo em formato digital substitui a necessidade de envio por correio de documentos em formato papel. Os documentos enviados digitalmente deverão ser mantidos em formato digital pelo Apresentante até à confirmação da constituição jurídica da empresa.

6º Passo: Pagamentos

Após o envio dos documentos é necessário proceder ao pagamento dos custos de constituição da sociedade.

Sempre que seja feita opção de pagamento por Multibanco, a aplicação gera um aviso de pagamento com tempo máximo para liquidação de 48 horas úteis, período durante o qual o nome da sociedade fica reservado; após confirmação do pagamento, o nome da firma fica definitivamente indisponível para outra utilização.

7º Passo: Deteção de Inconformidades

No caso de serem detetadas deficiências durante o processo de registo de constituição, o Apresentante recebe um e-mail no qual constam as correções a realizar. Para proceder às referidas correções, o Apresentante necessita de retornar ao Portal da Empresa, autenticar-se e efetuá-las através do Dossier Eletrónico da Empresa. Depois de corrigidas todas as inconformidades, o Apresentante deve submeter novamente o processo para que a Conservatória possa dar continuidade ao registo da sociedade.

O período para proceder à regularização das inconformidades é de 5 dias consecutivos, sendo que, caso o último dia do prazo coincida com sábado, domingo ou feriado, o prazo transferir-se-á para o dia útil imediatamente seguinte; sempre que essa regularização não ocorra no prazo referido, o registo da sociedade assume estado provisório ou é recusado e o nome da empresa fica bloqueado. Caso as irregularidades detetadas estejam relacionadas com o pagamento dos preparos e emolumentos do processo, o Apresentante terá de se deslocar ao RNPC a fim de regularizar a sua situação.

Passos Seguintes

Após submissão de um pedido para constituição da ‘Empresa Online’, a informação será validada pelos serviços competentes, tendo lugar os seguintes passos:

  • envio de e-mail notificativo para o Apresentante e sócio(s), após receção do pedido pelos serviços competentes;
  • envio de e-mail notificativo e SMS para o Apresentante e sócio(s), informando-os da constituição da sociedade;
  • envio de Certidão do Registo Comercial, Cartão de Pessoa Coletiva e recibo do pagamento de preparos e emolumentos por correio para a morada da sede da sociedade;
  • publicação do registo do contrato da sociedade no site do Ministério da Justiça;
  • disponibilização de informação sobre a constituição da sociedade à Administração Fiscal (a informação do TOC – se indicado ou atribuído – é disponibilizada à Administração Fiscal para que o mesmo possa proceder à Declaração de Início de atividade);
  • disponibilização de informação sobre a constituição da sociedade à Segurança Social;
  • envio de informação relativa à atividade registada das sociedades (p.ex. constituição, alteração da sede, alteração dos órgãos sociais) para o Gabinete de Política Legislativa e Planeamento (GPLP), destinada ao Instituto Nacional de Estatística;
  • após a criação da empresa, a Fundação para a Computação Cientifica Nacional (FCCN) comunica via e-mail o login e a password que permitem, através da Internet, assumir a gestão do domínio entretanto criado; este endereço de domínio pode ser utilizado para o endereço de e-mail e para o site na Internet da sociedade criada.